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Ottenere la fedina penale canadese per la Spagna

Bandiera canadese

Questo articolo analizza il processo per ottenere un casellario giudiziario da utilizzare in Spagna e la mia esperienza personale durante questo processo.

Please note that there has been some big changes with how documents are authenticated since January 11, 2024.

Ottenere la fedina penale mentre si è in Canada

Se ti trovi in Canada e devi fornire dei precedenti penali da portare con te in Spagna, dovrai effettuare un controllo di polizia presso l'RCMP. Contatta la stazione di polizia più vicina per chiedere se le tue impronte digitali saranno digitali o inchiostrate. Alla fine verranno inviati a Ottawa per il controllo dei precedenti prima che possa essere rilasciato un documento del casellario giudiziario attestante che non hai attività criminali.
Tieni presente che la fedina penale deve avere meno di 6 mesi nel momento in cui invii la tua fedina penale per l'elaborazione del visto.

Ottenere la fedina penale sporca mentre si è in Spagna

A seconda della tua situazione, che si tratti di studio, matrimonio, unione civile o lavoro, dovrai fornire un documento del casellario giudiziale per i tuoi documenti spagnoli.

Se ti trovi in Spagna, il primo passo sarebbe prenotare in anticipo un appuntamento presso il consolato canadese più vicino. Ce ne sono tre: Madrid, Barcellona e Malaga.

L'appuntamento sarà quello di ricevere una lettera di presentazione ufficiale da parte della polizia spagnola per il rilevamento delle impronte digitali del tuo cittadino canadese.

Invece di recarvi al consolato potreste anche chiedere che vi venga spedita la lettera di presentazione, ma per agevolarvi è sempre meglio recarvi di persona.

Indipendentemente dal consolato in cui prenoti l'appuntamento, alla data dell'appuntamento dovrai fornire quanto segue:

1) Passaporto canadese valido
2) Pagamento di $60 CAD per la lettera di presentazione che l'ufficiale canadese firmerà e timbra
3) Modulo C-216 dell'RCMP. Consiglierei di chiedere all'ufficiale di fornirti 2 copie nel caso in cui una venga persa o tu debba rifare nuovamente l'impronta digitale

Ti consiglio quando ti rechi all'ufficio di Polizia per le impronte digitali di portare con te una cartellina in cui conservare il modulo delle impronte digitali e altri documenti in modo che non vadano persi o danneggiati.

Una volta ricevuta la lettera, il passo successivo è visitare la polizia locale. È qui che può creare confusione, quindi vale la pena ricordare che devi rivolgerti alla polizia locale che collabora con il consolato canadese. Non stai prenotando un appuntamento con il sito web delle autorità locali spagnole. Ti recherai invece nel luogo assegnato che il consolato ti fornirà.

Madrid
Policia Cientifica (Dpto. de Resenas), Policia Nacional
Calle Julian Gonzalez Segador, s/n
28043Madrid

Vicino alla stazione della metropolitana Pinar del Rey

Si tratta di un appuntamento walk-in e non è necessario effettuare alcuna prenotazione in anticipo. Le impronte digitali sono disponibili SOLO il giovedì ed è necessario accedere entro un intervallo di tempo di 15 minuti (9:00-9:15).

Malaga :

Policia Cientifica (Policia Nacional)
Piazza Manuel Azana 3
29006 Málaga
Dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 14:00

Barcellona:

Polizia scientifica (Dpto. de Dactiloscopia)
Calle Guadalajara, 3
08006 Barcellona
Dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 14:00

*A Malaga e Barcellona gli uffici hanno più orari a disposizione

Al 31 ottobre 2023 queste sono le informazioni per contattare il consolato o l'ambasciata del Canada per appuntamenti:

Ambasciata del Canada a Madrid prenotando online un appuntamento per i servizi notarili.
– Consolato del Canada a Barcellona chiamando il numero 93 270 3618 per fissare un appuntamento.
– Consolato del Canada a Malaga chiamando il numero 95 222 3346 dalle 10:00 alle 13:00 dal lunedì al venerdì per fissare un appuntamento.

La mia esperienza presso l'ufficio impronte della Polizia Locale di Madrid

I can only share my experience in Madrid, but it was very smooth.

L'Ambasciata del Canada a Madrid ha appuntamenti disponibili per ricevere la lettera di presentazione solo il lunedì e se viaggi a Madrid da un'altra città, è meglio rimanere a Madrid fino alla fine di giovedì dopo aver effettuato il rilevamento delle impronte digitali e RCMP C216 firmato.

Sentendomi nervoso, mi sono presentato in ufficio in anticipo perché avevo paura di perdere la finestra temporale di 15 minuti e di non poter entrare per il rilevamento delle impronte digitali.

Quando arrivi, la polizia ti chiede di scansionare i tuoi bagagli ai controlli di sicurezza e poi fornisci il tuo documento d'identità (puoi mostrare il tuo TIE (scaduto o meno) o il tuo passaporto canadese. Poi ti danno un adesivo Vista con la data stampigliata da mettere sulla maglietta . Poi mi è stato detto di aspettare fuori. C'erano già due persone davanti a me. Mentre aspettavamo insieme ho visto arrivare sempre più persone e tutti quelli che erano entrati per registrarsi e avevano ricevuto un adesivo tornavano fuori. La coda ha iniziato a formarsi più a lungo e alle 9:45 eravamo pronti a partire in gruppo.

Penso che eravamo almeno 25 di noi. L'ufficiale poi ci ha detto di seguirlo per entrare in un altro edificio che era a 5 minuti di distanza. Quando entrammo nell'edificio dovemmo aspettare in un corridoio. I primi che arrivarono e stavano avanti nella fila si sedettero, mentre gli altri dietro di me dovettero restare in piedi nel corridoio. C'erano 3 ufficiali che ci stavano assistendo. Per prima cosa abbiamo dovuto compilare un modulo che ci hanno dato. Abbiamo dovuto compilare i dettagli del nostro indirizzo in cui vivevamo e le informazioni di contatto. Era anche il momento giusto per compilare il modulo RCMP C-216. È qui che ho menzionato prima che avere un secondo modulo come backup sarebbe facile nel caso in cui avessi compilato il modulo in modo errato.

L'ufficiale poi ci ha chiesto di entrare nella stanza se eravamo pronti e a questo punto non aveva più importanza l'ordine delle persone perché alla fine dovevamo tutti aspettare che fossero fatte le impronte digitali prima di poter tornare indietro .

Il processo è stato fluido e semplice e ho apprezzato la professionalità e la cortesia fornita dagli ufficiali. Parlavano tutti anche un buon inglese, quindi la comunicazione era facile.

Alle 10:45 avevamo finito e eravamo pronti per tornare indietro.

Una volta completato e inchiostrato il modulo C-216, il passo successivo è ricercare una società accreditata RCMP per digitalizzare il modulo delle impronte digitali. L'ambasciata canadese ti consiglia di farlo prima di rivolgerti alla polizia in Spagna poiché alcune società canadesi accreditate dall'RCMP potrebbero utilizzare il proprio modulo. Tuttavia, non credo che ciò sia necessario poiché esiste una lunga lista di luoghi che accetteranno il modulo C-216.

Puoi trovare qui l'elenco che elaborerà il CCRTIS (RCMPs Canadian Criminal Real Time Identification Services)

Ci sono diverse opzioni che puoi scegliere e dipende dal tuo budget e dal fatto che desideri che qualcuno nella tua famiglia ti aiuti o paghi un'agenzia per aiutarti a ottenere il rilascio e l'autenticazione del casellario giudiziario.

Se i tuoi soldi non sono una preoccupazione per te e preferisci che un'agenzia si occupi di tutto il servizio per te. Consiglierei l'uso Screening dell'affidabilità 

Naturalmente ce ne sono altre tra cui scegliere, ma ho sentito ottime esperienze con questa agenzia e conosco diversi canadesi che hanno scelto questo servizio e hanno detto cose positive su di loro.

Penso che il servizio nel momento in cui li ho contattati nell'estate del 2023 fosse di circa $500 CAD, piuttosto caro ma portano a termine il lavoro:

Non volevo pagare per il servizio e contavo invece sull'aiuto della mia famiglia.

Ho contattato diversi posti a Vancouver e Ottawa che aiutano con la digitalizzazione delle impronte digitali e in generale la maggior parte costa intorno a $200-$250. Ti richiedono di inviare per posta una tua foto in primo piano con sfondo bianco (il formato foto tessera va bene) e una fotocopia di 2 documenti d'identità canadesi autenticati e timbrati come copia autenticata.

I found that was a bit of a hassle and luckily found one company Global Fingerprinting Services Canada that didn’t need me to provide a notarized copy. They were wonderful.

Il processo di digitalizzazione dura circa 1,5 settimane dalla ricezione del modulo per il rilevamento delle impronte digitali. Non si occupano della parte di autenticazione perché non sono un'agenzia di immigrazione che aiuta con le pratiche burocratiche.

Una volta emesso il casellario giudiziario a Ottawa e rispedito al Global Fingerprinting Services Canada, hanno inoltrato il documento all'indirizzo dei miei genitori.

 

Impronta digitale dell'ufficio della polizia locale di Madrid
Impronta digitale dell'ufficio della polizia locale di Madrid

What to do with the criminal record?

Much of what follows in this paragraph is not relevant anymore, as the legalization process for Canadian documents have changed as of January 2024.  When I applied to get the criminal record, Canada was still not part of the Hague Convention, which meant that I needed to get authentication from Global Affairs first before Embassy of Spain could legalize the document and make it valid to be used by Spanish authorities.  However, with the new changes I recommend you still check with Global Affair’s website for updates, especially to see if your province where the criminal record is issued from or any document you need for Spain is listed under Global Affairs Canada. There are certain provinces where Global Affairs Canada will still take care of the authentication process. Link is found Qui.

It was a frustrating period for me when I had sent my criminal record for authentication with Global Affairs because the document that I sent took longer than expected to process by the authentication services department. Communicating with them via phone was completely impossible and email passable, but you would need to do a lot of following up to get someone to respond. My criminal record was sitting with the office for almost 3 months and finally Global Affairs had no choice but to authenticate it because as of January 11, 2024 Embassy of Spain or Consulate or Spain no longer takes part with the legalization of Canadian documents.

How to get the criminal record back

After getting an update from someone in Global Affairs Canada that my criminal record has been apostilled by them, I communicated with my lawyer who was handling my application for residency if the administration needed to have my original copy. I was glad to hear that they were fine getting a digital copy of the authenticated criminal record.

This was great for me as I was able to save money on more postage fees. I had spent probably spent over $100 in postage fees including having the criminal record mailed from Spain to Canada.  I did have to pay to Canada Post for an online shipping label to give to Global Affairs, so they could send me back my authenticated criminal record along with the other documents and bank draft that was originally going to Embassy of Spain.

I do recommend if you have are getting your criminal record or any official Canadian documents needing authentication for Spain to check with your lawyer or the administration processing your application if they do need an original copy. If not, the process can be shortened.  It worked the same for me when I also needed to provide my birth certificate and only a digital copy was used instead for my Pareja de hecho application.  Do keep in mind that this criminal record needs to be translated into Spanish by a sworn translator. Depending on where you find a sworn translator, the prices can depend. I got my criminal record translated for 40 euros (VAT included) and another translator I reached out quoted me 55 euros.  I went with the cheaper one instead.

About the new Apostille Convention in Canada

Up until January 11th 2024, Canada was not part of the Hague party to the Apostille Convention, which meant that all relevant official Canadian documents that are needed for Spain needed to be authenticated first by Global Affairs before getting it apostilled by the Spanish Consular /Embassy.   However, all that has changed right now.  If you recieved your criminal record and you need to figure out who and which party should apostilled your document please refer to the information found in the Global Affair link above.  Global Affairs of Canada have reduced a lot of the apostilled work and will only accept certain provinces and certain government documents.  If you were born from BC for example or received a university diploma from BC and you need to get the documents apostilled to be used for Spain, Global Affairs of Canada no longer will help you. You need to go to your own province authority to have them apostilled or get it notarized. More information is also found here.

There is updated information found on the link above which indicates which document Global Affairs of Canada will apostilled or not.   The bottom line is that now with the new change taken into affect, Global Affairs will reduce the processing time for new applicants. They no longer need to go through two steps to get their documents first authenticated then apostilled by Spanish consulate/embassy in Canada. The apostilled will be done by the corresponding Canadian authorities depending on the origin and document type.

 

Here is the Criminal record Certificate that I finally got (I have blurred my personal details)…

Criminal record
Criminal record certificate 1

 

Criminal record certificate
Criminal record certificate 2

 

To get the most updated information and to learn more about how to apostille a Canadian document, please refer to the website of Global Affairs Canada.

Disclaimer: The purpose of this article is to help Canadians their visa application and what is written here is for informational purposes only and may not be up to date according to the latest legislation. Therefore this article should not be intended as a substitute for professional advice. The information in this article should also not be used to replace the information found on the Spanish Consulate website.We strongly recommend checking any new and updated information on the Spanish Consulate website or contacting them at their consular offices. You can find the directory above.

 

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